La digitalización ha convertido los datos en uno de los activos más valiosos para cualquier hotel. Sin embargo, disponer de mucha información no significa necesariamente tomar mejores decisiones.
Cada vez más establecimientos incorporan herramientas de Business Intelligence (BI) con el objetivo de mejorar la gestión, optimizar recursos y aumentar la rentabilidad.
Pero el éxito de un proyecto de BI no depende únicamente de la tecnología. También depende de cómo se implanta, de la calidad de los datos y de la cultura de trabajo del hotel.
En este artículo repasamos los errores más habituales al empezar con un sistema de Business Intelligence para hoteles y cómo evitarlos.
¿Qué es el Business Intelligence en un hotel?
El Business Intelligence (BI) es el conjunto de herramientas que permite recopilar, organizar y analizar los datos generados por el hotel para convertirlos en información útil para la toma de decisiones.
No se trata simplemente de crear informes, sino de disponer de indicadores fiables y actualizados que ayuden a responder preguntas como:
- ¿Cómo está evolucionando la ocupación?
- ¿Qué departamentos son más rentables?
- ¿Qué canales generan más ingresos?
- ¿Cómo afecta una determinada estrategia comercial?
- ¿Qué previsiones podemos hacer para los próximos meses?
Cuando el BI está correctamente implantado, los datos dejan de ser números y se convierten en una ventaja competitiva.
Error 1. Pensar que el BI solo sirve para hacer informes
Muchas empresas implantan una herramienta de BI pensando únicamente en sustituir informes manuales o automatizar el cierre de mes.
Sin embargo, el verdadero valor del Business Intelligence está en ayudar a tomar decisiones.
No basta con saber qué ha ocurrido. Lo importante es entender por qué ha ocurrido y qué acciones debemos tomar a continuación.
Error 2. Trabajar con datos que no son fiables
No existe un Business Intelligence eficaz sin datos de calidad. Si el PMS contiene información incompleta, existen procesos manuales o diferentes departamentos trabajan con criterios distintos, el resultado será el mismo: los cuadros de mando mostrarán información poco fiable.
Y cuando los datos no cuadran, desaparece la confianza en el sistema. Como suele recordar Antoni, responsable de TimónBI: “Lo que no se puede medir, no se puede mejorar.”
Pero antes de medir, hay que asegurarse de que los datos son correctos.
Error 3. Seguir dependiendo de Excel
Muchas organizaciones implantan un BI pero continúan exportando datos diariamente para trabajar en hojas de cálculo y el resultado es:
- Versiones diferentes del mismo informe.
- Pérdida de tiempo.
- Errores manuales.
- Duplicidad de información.
Cuando esto ocurre, el problema no suele estar en la herramienta.
Normalmente indica que todavía no existe una cultura basada en datos compartidos.
Error 4. Querer verlo todo
Al comenzar un proyecto de BI es habitual intentar medir absolutamente todo:
- Decenas de gráficos.
- Cientos de indicadores.
- Cuadros de mando enormes.
Sin embargo, disponer de más información no significa tener más conocimiento.
Es preferible empezar con pocos indicadores realmente útiles que con decenas de métricas que nadie consulta.
Error 5. No involucrar a todos los departamentos
Uno de los mayores errores consiste en pensar que el Business Intelligence pertenece únicamente a Dirección.
La realidad es muy diferente. Es una herramienta que puede abarcar todos los departamentos de un hotel, cada uno con los indicadores que necesita.
Cuanto más compartida sea la información, mayor será el impacto del BI en la organización.
Error 6. No integrar todas las fuentes de información
Hoy un hotel trabaja con múltiples herramientas: PMS, Channel Manager, Revenue Management, etc.
Si estos sistemas no están conectados, el BI ofrecerá una visión parcial del negocio.
La integración tecnológica es uno de los factores que más influye en el éxito de cualquier proyecto de analítica.
Error 7. Pensar que el BI es solo para grandes cadenas
Cada vez más hoteles independientes utilizan Business Intelligence.
No importa el tamaño. Importa la necesidad de tomar decisiones rápidas y disponer de información fiable.
Un hotel de 40 habitaciones puede obtener tanto valor del BI como una cadena de veinte establecimientos.
La diferencia está en las preguntas que quiere responder.
Error 8. No convertir los datos en decisiones
Este es probablemente el error más importante.
Muchos hoteles consultan indicadores, pero pocos cambian realmente su forma de trabajar.
El Business Intelligence no consiste en mirar cuadros de mando. Consiste en utilizarlos para mejorar procesos, optimizar recursos y detectar oportunidades antes que la competencia.
El BI empieza por datos de calidad
Existe una idea equivocada muy extendida: pensar que el Business Intelligence funciona de forma independiente.
En realidad, el BI depende directamente de la calidad de la información que genera el PMS. Si el sistema de gestión no está actualizado, los procesos son manuales o los datos presentan inconsistencias, cualquier análisis partirá de una base poco fiable.
Por eso un PMS moderno ya no es únicamente una herramienta para gestionar reservas, es el centro tecnológico del hotel y la principal fuente de información para construir una estrategia basada en datos.
Conclusión
Implantar un sistema de Business Intelligence no consiste únicamente en incorporar una nueva herramienta tecnológica.
Supone cambiar la forma en que el hotel interpreta la información y toma decisiones.
Empezar con objetivos claros, trabajar con datos fiables, integrar los sistemas adecuados y hacer partícipes a todos los departamentos son algunos de los factores que marcan la diferencia entre un BI que genera valor y otro que termina infrautilizado.
En un entorno donde cada decisión cuenta, la diferencia no está en tener más datos, sino en poder confiar en ellos
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